הבטחתי- אני מקיימת! פוסט נוסף של מיטל ורול, מנהלת צוות ההדרכה של פלאפון. והפעם- ניהול בתקופת קורונה. רלוונטי למנהלים בכלל התחומים וגם לאנשי HR מה עושים ואיך דואגים שהתקופה הזאת (שעדיין איתנו וכנראה תישאר כאן לזמן הקרוב) תעבור לטובה.
ניהול בתקופת הקורונה- מה זה כל הבלאגן הזה?
בפוסט הקודם שלי דיברתי על הערך של מחלקת למידה בעולם עבודה משתנה, ועל הכישורים הנדרשים לאנשי למידה בתוך השינויים האלה. הפוסט הזה עוסק בניהול בתקופת הקורונה, ויש לא מעט כישורים שדיברתי עליהם בפוסט הקודם שסייעו לי מאוד בתקופה הזו.
בשנים האחרונות שוק התקשורת עבר לא מעט תהפוכות. חוקים של הרגולציה, כניסה של מתחרות חדשות ורבות לשוק, ירידת מחירים אגרסיבית, ועוד.
כל השינויים הללו השפיעו בצורה ישירה גם על פלאפון, וגם אנחנו עברנו לא מעט שינויים. השטחת מוקדים, צמצומים בכ"א, תהליכי עבודה שמשתנים לעיתים תכופות ושינויים במבנה ארגוני.
כמו שאתם בטח מבינים, לחלק גדול מהשינויים הייתה השפעה ישירה עלינו, העובדים. אז בתחילה כל שינוי נראה שהשמיים נופלים עלינו. אבל היום, בראייה אחורה, אני מברכת על השינויים שעברנו.
כי זה אפשר לי להיות חסינה לשינויים.
עבודה בארגון כל כך דינמי פיתחה אצלי שרירים שלא ידעתי שקיימים.
היכולת להבין את המסר, גם אם לפעמים הוא לא כל כך ברור, היכולת להירתם לשינוי, כי כרגע זה מה שצריך לעשות, ואחרי זה לנסות להבין עד הסוף. ובעיקר, זה פיתח אצלי את השריר שכל כך חשוב היום, גמישות קוגניטיבית (זוכרים את הפוסט הקודם שלי על הערך של מחלקת למידה בעולם משתנה?)
פתאום קורונה:
ב12.3.2020 אחה"צ הייתי בעבודה ופתאום התחילו כל מיני דיווחים שמוסדות החינוך סגורים החל ממחר בבוקר (ברור שזה ייפול דווקא על יום שישי). כמובן שרגע לאחר מכן כבר הבנו שהחל מיום ראשון הקרוב כולנו עוברים לעבודה מהבית.
או.קי. שינוי. מה עושים? איך צריך לנהל את השינוי הזה? איך מתארגנים ומכינים את הקרקע? כינסתי את שתי מפתחות ההדרכה כדי לעשות סיעור מוחות והבנו שיכול מאוד להיות שעוד רגע נצטרך לתת מענה מתוקשב לשטח.
אז מיפינו את התכנים המתוקשבים שכבר יש לנו, את התכנים שצריך לייצר, חילקנו תחומי אחריות ובאותו היום כבר התחלנו לעבוד על זה. במקביל, התחילו לעלות עוד צרכים מהשטח לייצר עוד ועוד חומרים מתוקשבים בנושאים שקשורים לעבודה מהבית, ניהול מרחוק, סרטונים, דפי נחיתה, מאמרים ועוד ועוד ועוד. זוכרים שבפוסט הקודם דיברתי על הכנת תשתיות? בדיוק בשביל מקרים כאלה זה חשוב. ברגע שהקרקע מספיק חזקה ויציבה, מרגיש הרבה יותר בטוח ללכת עליה בזמן משבר.
בתמונה: אנשי הלמידה של פלאפון, יולי 2020
ולמה אני מתכוונת במקרה הזה? לאו דווקא לכלים טכנולוגיים, אלא ליכולת של האנשים להירתם לשינוי. כשאתם חלק מארגון שמשתנה כל כך הרבה, השריר שלך כבר מספיק חזק כדי להכיל שינויים. לא עוסקים ב"למה"? אלא בעשייה. והתוצרים באמת לא הפסיקו לזרום.
בפוסט הקודם שלי כתבתי גם על גמישות קוגנטיבית. מכיוון שבפלאפון השינויים כל כך דינמיים, הצוות שלי ואני, קיבלנו את השינוי בצורה טובה יותר. השריר שלנו כבר מאומן ולכן לא קפאנו לנוכח השינוי אלא התקדמנו לעבר המשימה, שהייתה לתמוך בתהליכי הלמידה בארגון גם בתקופה של משבר בסדר גודל כזה.
איך מתקשרים בתקופת משבר?
אחד הדברים שלמדתי בתקופה הזו, זה שאנשים זקוקים לתקשורת. לא רק שתקשורת הנה בסיס לכל דבר בערך, אנשים ממש צריכים אותה כצורך קיומי, בטח בתקופה שבה אי אפשר לנוע ליותר מ-100 מטר מהבית. גם אם נראה לנו שזה לא יעשה הבדל גדול, גם אם זו הודעת what's App כדי לשאול מה נשמע. אנשים רוצים לדעת שלא שוכחים אותם. וכן , זה עושה הבדל.
אז איך עושים את זה? קודם כל, מעגנים את זה בלו"ז. הטירוף של העבודה מהבית, במיוחד כשיש גם ילדים בתמונה, לפעמים גורמת לנו לשכוח שגם שעובדים מהבית צריך לקחת בחשבון, זמן שמוקדש לטובת הפן האישי של העובדים שלנו, הרווחה שלהם ושלנו. הזמן הזה יכול להיות מנוצל לטובת יצירת קשר עם הצוות. קפה בוידיאו, שיחת טלפון, מפגש צוותי בזום, שליחת הודעה בקבוצה, או כל דבר אחר שיכול לעזור לשמור על תקשורת פתוחה.
כמנהלת, נאלצתי להוציא 4 עובדים לחל"ת. אז כן, גם איתם חייבים לשמור על קשר. חשוב לזכור גם את העובדים האלה, הם עדיין חלק בלתי נפרד מהארגון, וחשוב לשמר את תחושות החיוביות שלהם (עד כמה שניתן במצב הנוראי הזה), כי הם יחזרו לעבודה, וכל מה שעבר עליהם בתקופה הזאת בהחלט לא יישכח.
בנוסף, בתקופה כזו אנשים רוצים לקבל מידע, וכמה שיותר. לא תמיד יש לנו את המידע אז הטיפ שלי כאן, הוא לא לחכות עד שיהיה לנו מידע רלוונטי וסגור. גם להגיד שלא יודעים, זה בבדיקה, ממתינים לתשובות וכו', זה מידע.
מה למדתי ומה יקרה במשבר הבא (שהלוואי ולא יגיע לעולם)?
קודם כל למדתי שהשמיים לא נופלים כל כך מהר. עבדנו כמעט שלושה חודשים מהבית ומתוכם קצת יותר מחודשיים עם הילדים ושרדנו כדי לספר. אם הייתם שואלים אותי ביום שבו הודיעו שהילדים עוברים ללמידה מהבית איך זה יהיה ואיך נרגיש כשזה יגמר, הייתי בטוחה שאמצא את עצמי על סף שיגעון. אבל לא, למדנו להתמודד גם עם זה והצלחנו למצוא את השפיות שלנו גם בתוך הטירוף. אז לפעמים, לא צריך להיכנס לסיטואציה כשאנחנו חושבים שהתוצאה כבר ידועה מראש, החיים יכולים להפתיע, וגם אנחנו מסתבר.
למדתי לתעדף את היום שלי כשאני שמה את האנשים שלי במרכז. למדתי שלתקשר עם הצוות שלי זה לא פחות חשוב מלמלא את המשימות שלי. כבר אמרנו שאנשים צריכים תקשורת.
ולמדתי לשחרר. לא צריך תמיד לייצר דרמה (גם לא אצלי בראש), ולפעמים הדברים קורים מעצמם. לפעמים לא צריך לחפור יותר מידי, אלא לאפשר לדברים פשוט לקרות.
מאחלת שתמיד תהיו נכונים לשינויים,
מיטל